Une réunion constructive, mode d’emploi

Nous sommes déjà toutes et tous sorti(e)s d’une réunion fatigué(e)et démotivé(e).
Cette analyse part du constat que les bénévoles d’Oxfam-Magasins du monde sortent souvent de leurs réunions frustrés, qu’elles ont été prenantes en énergie et qu’y participer est perçu par certains comme un fardeau. Ce ressenti s’explique entre autre par les éléments suivants :

• des ordres du jour inexistants ou non respectés ;
• des manques de préparation de l’animateur.trice comme des participant.e.s ;
• des temps de paroles non respectés ou déséquilibrés ;
• des durées de réunion beaucoup trop longues ;
• ou encore des réunions où l’on assiste à des règlements de compte interpersonnels.

L’ensemble de ces éléments pointent les difficultés que peuvent rencontrer les participant.es à une réunion contre-productive, lassante et longue, inefficace. Pourtant, les réunions sont un moyen incontournable pour parvenir à diffuser des messages, trouver des réponses à des problématiques et pour construire ensemble !
Il est donc profitable d’étudier la question afin d’établir des recommandations permettant aux participant.e.s de sortir d’une réunion renforcé.es dans leur bénévolat ou dans leur travail ; autrement dit une réunion efficace.
Le sentiment de réunion contre-productive et fatigante se retrouve également dans d’autres associations de bénévoles. Afin de tirer parti de leurs expériences et idées, plusieurs bénévoles et salariés de 4 organisations ont participé à un sondage : le réseau GASAP[1. Le réseau des GASAP est le réseau des Groupe d’Achat Solidaires de l’Agriculture Paysanne. Ce réseau coordonne l’ensemble des GASAP. Un GASAP est un groupe de citoyens qui s’associent directement avec un producteur paysan pour acheter de façon régulière et à long terme, et ce en circuit-court, de quoi se nourrir en produits de saison de qualité. Cela peut-être des légumes, mais aussi des fruits, du fromage, etc.], l’ONG SOS Faim, l’association Natagora et notre organisation Oxfam-Magasins du monde.
Tout d’abord, il sera nécessaire de définir ce qu’est une réunion efficace. Ensuite, nous établirons des conditions pour tenir ce type de réunion. Et finalement, nous donnerons quelques recommandations pour partager un moment efficace et convivial.

1. Définition d’une réunion efficace

Avant de dresser une liste (non exhaustive) des conditions pour tendre vers une réunion efficace, il est important d’expliquer ce que nous entendons par efficace. La définition proposée ci-dessous résulte du sondage réalisé auprès des différentes organisations interrogées.
Une réunion efficace correspond à des échanges constructifs, pertinents et qui permet de prendre des décisions claires. Le cadre est propice à une bienveillance de la part de l’ensemble des participant.es. L’atmosphère y est agréable, conviviale et permet de soutenir le progrès en s’appuyant sur la richesse humaine et sur le partage de la connaissance.

2. Conditions pour une réunion efficace

Les participant.es au sondage ont classé par ordre d’importance différentes conditions pour réussir une réunion :

Suite à ce classement, nous constatons que les 6 premiers points se rapportent à une question de méthodologie tandis que les 4 derniers s’apparentent à des recommandations liées au contexte. Ces dernières ne nécessitent pas d’explications supplémentaires.
Nous pouvons décliner les 6 premiers points en deux parties : ce qui se fait avant la réunion et ce qui se fait pendant la réunion.

2.1 Avant la réunion

A. Se réunir sur un objectif précis

Afin de vivre/faire vivre une réunion efficace et que celle-ci soit constructive, il est important de se fixer un objectif général concret que l’on souhaite obtenir à la fin de la réunion. Cet objectif caractérise le type de réunion et induit une certaine méthode de travail. La liste[2. Institut Atlantique d’Aménagement du Territoire (2005), Guide méthodologique du travail en commun, 128 pages] qui suit n’est pas exhaustive.

B. Préparer les réunions

Préparer une réunion est indispensable pour en maîtriser le déroulement et atteindre les objectifs fixés. Peu importe le type de réunion : une réunion efficace est une réunion bien préparée par l’animateur.trice et par les participant.es, parce que se préparer, c’est se donner les moyens d’atteindre ses objectifs. Prévoir un temps de préparation équivalent au temps de réunion semble une règle d’or.[3. Jeune et Citoyens asbl (2010), Réunions : recueil d’idées et d’expériences, 10 pages.]
La méthode TOP est souvent utilisée (proposée par le Réseau Ecole et Nature) afin de se donner les moyens de tenir une réunion efficace :
T : définir clairement le THEME de la réunion « De quoi allons-nous parler ? »
O : définir l’OBJECTIF à atteindre à l’issue de la réunion ; voir tableau ci-dessus.
P : Définir avec précision le PLAN : l’ordre du jour
Construire un ordre du jour est un élément indispensable à une réunion efficace. Il y a différentes manières de le construire : avant la réunion ou en début de réunion. Dans les deux cas ; un modèle d’ordre du jour (et de conduite de réunion) peut être proposé ;

À noter :

• Une bonne estimation du temps consacré à chaque point avec suffisamment de temps de marge permet de canaliser les discussions.
• Il est important de valider l’ordre du jour avec les participant.es et de préciser la nature de chaque point : Information, Consultation, Décision, Répartition des tâches, Discussion libre, Animation, etc.
• Il est judicieux de placer les points les plus importants en début de réunion.
• Une réunion trop longue devient inefficace.
• L’ordre du jour peut être affiché et/ou distribué.
• La (les) personne(s) en charge de présenter les points à la réunion peut(vent) être indiquée(s) aux points concernés à l’ordre du jour.

2.2. Pendant la réunion – l’animation

A. Avoir recours à un animateur de réunion

Avoir recours à un animateur est indispensable à une réunion. Quelques recommandations permettent à l’animateur de favoriser la tenue d’une réunion performante :

• afficher les objectifs et le plan durant la réunion. Chacun pourra ainsi se repérer pendant la réunion ;
• préciser en introduction les méthodes de travail et l’organisation de la réunion en se référant à la méthode du TOP ;
• faciliter les interactions entre les participant.es et favoriser la participation ;
• recentrer les discussions en cas de débordement ; le gardien du temps peut être désigné ;
• reformuler et pratiquer des synthèses intermédiaires permet de recentrer la réunion et de s’assurer que les objectifs de la réunion soient atteints ;
• conclure la réunion est primordial : résumer les points clés, préciser la suite à donner en termes de responsabilité et d’action (qui doit faire quoi et pour quand ? comment le « vérifiera » -t-on ?, etc.) ;
• se remettre en question après la réunion ; réaliser un auto-bilan des points fort et points faibles afin d’améliorer les prochaines réunions.

Attention, l’animateur.trice de réunion n’est pas nécessairement celui/celle qui présente un point de la réunion. La réunion sera d’autant plus vivante lorsque les participant.es (en charge d’un projet, d’une tâche ou autre) peuvent présenter des points à l’ordre du jour. Le/la participant.e se charge alors de présenter le contenu du point. L’animateur.trice intervient sur la forme : distribuer la parole, synthétiser les idées ou encore encadrer la prise de décision.

B. Avoir une méthode de travail

La méthode de travail dépend fortement de l’objectif et du temps de la réunion ainsi que du public. L’ensemble des participant.es au sondage (que ce soit Oxfam-Magasins du monde, Natagora, SOS Faim ou le Réseau Gasap) ont pointé l’importance du respect de la parole de chacun. Il est donc opportun d’approfondir cet aspect-là. Dès lors, le point « Favoriser la participation active de toutes et tous » sera un point d’attention particulier.
Respect de la parole de chacun
Deux freins quant à la prise de parole sont à prendre en compte afin de développer des méthodes de travail pertinentes et compatibles vec le public :

• des temps de paroles non respectés ou non équilibrés ;
• des peurs quant à la prise de parole – difficulté à trouver sa place dans le groupe.

Afin de contrer ces freins, la méthode de la prise de parole par l’intelligence collective peut être une piste. Attention, elle n’est certainement pas suffisante. D’autres techniques permettront de nourrir la et seront, en partie, présentées plus loin.
La technique du « tour de parole par intelligence collective » englobe une grande diversité de méthodes permettant aux participant.es de contribuer à un objectif commun avec leurs capacités cognitives. Il n’y a pas de recette miracle pour mobiliser les potentiels humains. Toutefois, il existe une série d’ingrédients qui créent des conditions favorables à cette mobilisation[4. Pouille H. et Anvar S, Les principes de l’intelligence collective, Licence CC BY-NC-SA (2014)].
Instaurer une relation d’équivalence – Personne n’a de pouvoir, ni de contrôle sur l’autre. Chaque participant est souverain. Avoir une architecture en cercle permet de rendre visible cette relation d’équivalence car chaque individu est à équidistance du centre.
Ecouter avec attention – chaque individu parle sans être interrompu ; les autres participant.es ne doivent pas réagir dans l’immédiat. Par contre, ils sont invités à s’exprimer lorsque ce sera leur tour de parler.
Parler avec intention – chacun parle en employant le « Je » et non « On pense que ». Le silence est également une façon de passer son tour.
Etre bienveillant – chaque participant est invité à ne pas être dans le jugement de l’autre. Par exemple, une idée qui pourrait être considérée comme « mauvaise » pourrait être l’élément déclencheur de la solution trouvée par le groupe.
Faire confiance – oser suivre son intuition, oser s’exprimer et faire confiance aux autres.
Respecter le cadre – le cadre est composé des règles ci-dessus mais également d’autres règles de forme qu’il est important de souligner et cadrer pour une réunion. Par exemple : pour que chacun trouve sa place et puisse prendre la parole, il est souhaitable de prévoir un temps équivalent pour chacun (ex : 2 min).
Ces différentes règles ne sont pas figées, l’animateur.trice de réunion choisit et utilise les principes avec lesquels il/elle se sent à l’aise. Dans tous les cas, il semble important de préciser en début de réunion les règles utilisées voire de les noter sur une affiche afin d’y revenir en cas de besoin.
Comme mentionné plus haut, ces techniques/règles ne sont pas suffisantes, à celles-ci s’ajoutent d’autres techniques permettant de contrer les freins liés à la prise de parole.
Quelques exemples :

• « La parole est d’or »[5. Institut Atlantique d’Aménagement du Territoire (2005), Guide méthodologique du travail en commun, 128 pages.] – technique approprié à un débat/échange d’idées.

L’objectif de cette technique est d’inviter les participant.es à échanger leur point de vue tout en respectant un timing précis de temps de parole (exemple : 5 min, le timing dépend du nombre de participant.es et du temps de réunion). Si les règles du jeu sont bien respectées, la réunion peut être très bien orchestrée et faire place à des questions de fond.
Le principe est que chaque participant.e reçoit un carnet de 5 « bons de parole » à son nom, chaque bon lui donne droit à une minute de parole, non morcelable. A chaque fois que le participant prend la parole, il remet son bon de parole à le/la secrétaire qui y note les idées principales. On peut revenir, à la fin du débat, sur les interventions de chacun au moyen des différents bons de parole.

• « Le Bâton de parole »

Cette technique est assez connue. Il est important de la rappeler car elle souvent mise aux oubliettes pourtant elle permet vraiment de marquer concrètement le temps de parole de chacun.

• « La Technique du voisinage »

La technique consiste à ce que chaque participant partage ou interroge son voisin sur le sujet de discussion pendant 5 ou 10 minutes. Cette technique permet à chacun de trouver sa place et rassure les participant.es pour leur prise de parole.

• « La prise de décision par consentement en sociocratie »[6. L’université du Nous (2013), Processus, gestion par consentement, 1 page.]

Cette technique a pour objectif de donner la parole à chacun, tout en faisant un bon usage du temps et du collectif. De plus, elle permet d’identifier les besoins des participant.es et de chercher les solutions qui conviennent au groupe.
L’animation de cette technique peut se décliner en 5 étapes importantes. Chaque étape correspond à un tour de parole. Toutefois, plusieurs tours de parole pour la même étape peuvent être nécessaires pour le groupe. Cette technique n’étant pas le sujet principal de la présente analyse, ces étapes sont brièvement expliquées ici :

C. Mettre de la convivialité dans une réunion

La convivialité n’est pas, a priori, un élément indispensable à une réunion. Toutefois, la définition formulée suite au sondage a éclairé l’importance de la convivialité en termes de bien-être des participant.es et pour l’efficacité même de la réunion.
Selon l’enquête, la bonne humeur, l’accueil des participant.es ainsi que la préparation d’un lieu agréable et convivial participent grandement à la convivialité.
D’autres recommandations permettent aux participant.es de trouver leur place et d’ajouter une note légère à la réunion. Ces recommandations émanent de la littérature et également des expériences des personnes interrogées.

• Utiliser la technique « la ronde d’ouverture et de fermeture »[7] permet que chacun puisse trouver sa place en se rendant disponible pour le collectif et l’activité commune, en renforçant les personnes et le groupe dans sa pratique. Cet espace n’est pas un moment d’échange ou de débat ; la parole est posée au centre du groupe. Deux exemples de ronde d’ouverture/fermeture :
  • exprimer sa météo en se comparant à un animal, un objet ou une personnalité célèbre par exemple ;
  • exprimer sa météo à partir de cartes illustrées « Le langage des émotions » ;
  • lecture d’un texte pour prendre du recul sur notre métier/bénévolat.
• Se recentrer en faisant un exercice de pleine conscience : prendre conscience de chaque partie de son corps en contact avec la chaise, le sol, etc. Ce moment peut se faire en début, en milieu ou en fin de réunion.
• Prendre 5 minutes de silence pour respirer avant de démarrer ou après une pause en milieu de réunion.
• Etre dans un autre cadre ou dans une formule alternative : réunion dans un café, réunion en se promenant, réunion autour d’un apéro, etc.
• Avoir des moments d’échanges, et non uniquement des moments d’information, permet d’apporter de la dynamique dans une réunion.

3. Conclusion

Le postulat de ce travail était que pour sortir d’une réunion en se sentant renforcés, celle-ci devait d’être efficace. Afin de consolider ce postulat, l’analyse a été construite sur la base des expériences et idées de différentes associations de bénévoles : le réseau GASAP, SOS Faim, Natagora et notre organisation Oxfam-Magasins du monde. Les résultats de l’enquête ainsi que la littérature ont permis de mettre en lumière une série d’éléments et de processus favorisant l’efficacité d’une réunion.
Plusieurs points d’attention ainsi que des recommandations ont été soulignés. La littérature, surtout, insiste sur l’importance de la préparation. Cette préparation est peu mise en avant par les personnes interrogées. Pourtant, une réunion bien préparée tant par l’animateur.trice que par les participant.es évite beaucoup de frustrations. D’ailleurs et comme précisé plus haut, « prévoir un temps de préparation équivalent au temps de réunion » semble une règle d’or!
De plus, préparer un ordre du jour bien construit et équilibré, c’est se donner les moyens d’atteindre les objectifs. Il semble donc essentiel de travailler celui-ci avec la personne qui le rédige. « Equilibré » signifie, entre autres, ne pas uniquement avoir des points d’information mais également des points d’échanges, de décisions, etc. permettant de dynamiser la réunion. Faire un suivi de la réunion précédente favorise également la réunion et permet de donner plus de vie et de sens aux décisions et échanges faits lors des réunions.
Veiller à la gestion de la parole parait un élément primordial à une réunion efficace.
Bien que la convivialité ne paraisse pas un élément incontournable d’une réunion efficace, elle facilite grandement celle-ci. Il est donc judicieux de prévoir des moments conviviaux.
Finalement, il est important de souligner qu’il n’y a pas de formule magique. Une réunion n’est pas l’autre ; les facteurs humains/émotionnels ainsi que le contexte social et environnemental ont un rôle très important à jouer et sont à prendre en compte. Toutefois, l’animateur.trice et les participant.es n’ont pas toujours de possibilité d’action sur ces facteurs ! De plus, les éléments proposés dans cette analyse ne s’imposent pas aux participant.es, chacun est libre de les adopter ou non et d’évoluer à son rythme. L’ensemble des participant.es doivent être prêts à changer, à tester.
Cette analyse a mis en lumière quelques recommandations suite, principalement, au recueil des expériences de chacun.e. Il parait donc essentiel de prendre le temps d’échanger et de partager ses pratiques (faire circuler les ressources, les infos, etc.) avec les collègues et d’autres réseaux. Une mutualisation des expériences favorise la construction !

Bibliographie

Charest Gilles (2007), La démocratie se meurt, vive la sociocratie ! éd. Esserci, p.205-208. Institut Atlantique d’Aménagement du Territoire (2005), Guide méthodologique du travail en commun, 128 pages. URL : http://iaat.org/telechargement/guide_methodo/guide_methodo_complet.pdf
Institut Atlantique d’Aménagement du Territoire (2005), Guide méthodologique du travail en commun, 128 pages. URL : http://iaat.org/telechargement/guide_methodo/guide_methodo_complet.pdf
Jeune et Citoyens asbl (2010), Réunions : recueil d’idées et d’expériences, 10 pages. URL : http://www.jeuneetcitoyen.be/images/stories/doc_a_telecharger/page_reunions/reunions_recueil_idees_experiences.pdf.
L’université du Nous (2013), Processus, gestion par consentement, 1 page. URL : http://universite-du-nous.org/wp-content/uploads/2013/09/process-gest-par-constt-V5BIS.pdf
Pouille H. et Anvar S, Licence CC BY-NC-SA (2014). URL :  http://www.recompose.it/2014/11/26/principes-intelligence-collective/.