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Introduction
Cette analyse a pour ambition de décrire et d’orienter les différentes étapes de la construction collective d’un projet. Elle posera un regard critique sur chacune de ces étapes et démontrera en quoi il est essentiel de les franchir toutes collectivement.
Cette proposition s’adresse particulièrement aux associations et mouvements de citoyen.ne.s actifs.ves qui se mobilisent pour un changement de société et dont le mode d’organisation a pour ambition de répondre au principe de la démocratie économique. Cela signifie que ces associations et mouvements fonctionnent selon les principes de l’économie sociale[1. Les 4 principes de l’économie sociale sont : la finalité de service à la collectivité ou aux membres, plutôt que la finalité de profit; l’autonomie de gestion; le processus de décision démocratique; la primauté des personnes et du travail sur le capital dans la répartition des revenus.], en privilégiant une approche participative. Cette dernière sous-entend qu’in fine la réussite d’un projet nécessite la participation et l’adhésion de toutes et tous à la mise en œuvre du projet.
L’analyse proposée ci-dessous a la prétention de faciliter la construction collective d’un projet et de permettre des prises de décisions éclairées et démocratiques.
Contexte : partir du cas Oxfam- Magasins du monde
Actuellement deux constats ont, en quelques sortes, poussé l’organisation Oxfam-Magasins du monde à repenser son fonctionnement.
Tout d’abord, depuis quelques années, les alternatives de consommation et de production explosent. Par conséquent, celles-ci entrent parfois en concurrence entres elles et donc avec l’alternative proposée par Oxfam-Magasins du monde. Pourtant, ces alternatives sont complémentaires et ont donc la possibilité de travailler ensemble pour atteindre le but ultime : une consommation saine, bio, éthique, équitable, locale c’est-à-dire de pouvoir faire ses courses autrement et plus facilement. De plus, la vie économique des centres des petites villes s’érode, impactant ainsi la rentabilité du réseau de magasins d’Oxfam et par conséquent le travail des producteurs.trices du Sud.
Face à ce contexte, le travail de réflexion autour des mises en projet s’est imposé chez Oxfam-Magasins du monde. L’organisation a 40 ans. En 40 ans, le monde a changé et l’organisation se doit de repenser ses stratégies et actions pour répondre à la mission qu’elle s’est assignée[2. La mission d’Oxfam-Magasins du monde est de construire la justice socio-économique en combattant les inégalités et les injustices de manière structurelle et globale, tant au niveau local avec le mouvement, qu’au niveau national et international grâce à aux relais d’Oxfam International. Cette mission est en 4 axes : 1. dénoncer des pratiques inéquitables pour rendre le système de production, distribution, consommation, plus juste pour les populations du Nord et du Sud ; 2. proposer des alternatives équitables et solidaires ; 3. former des citoyens critiques et responsables qui sont capables de comprendre les grands enjeux mondiaux et la solidarité internationale… ; 4. … afin que ces citoyens se mobilisent et interpellent, avec d’autres, les décideurs politiques et économiques pour créer une force de changement et participent ainsi à la démocratie économique.]. A cette fin, deux pôles d’activité se renforcent mutuellement : la pratique du commerce équitable et de seconde main d’une part, et de l’autre le travail d’éducation pour transformer le système économique en développant la citoyenneté.
Pour cela, Oxfam-Magasins du monde ambitionne de répondre au concept d’ouverture et de complémentarité en se liant avec d’autres initiatives qui partagent la même volonté de produire et de consommer autrement dans le respect de la terre et des hommes. Pour cela, l’organisation se doit d’adapter ou de transformer les différentes composantes de son offre commerciale et éducative non seulement pour attirer de nouveaux clients mais également pour en faire des lieux de mobilisation (sensibilisation, échanges d’informations/d’expériences, mises en projet, etc.).
Dès lors, l’organisation s’inscrit, à travers son plan stratégique 2020, dans deux axes. Le premier est celui de développer l’esprit Nouvelle Terre[3. Le concept « Nouvelle Terre » signifie qu’Oxfam-Magasins du monde ambitionne de se lier à d’autres initiatives qui partagent la même volonté de produire et de consommer autrement dans le respect de la terre et des hommes.]et le second est celui de prendre place dans le mouvement de la transition[4. ]Le mouvement de la transition est un réseau d’initiatives qui visent à une transformation des bases fondamentales de la société au niveau social, économique, politique et culturel.. Concrètement cela signifie faire évoluer le réseau de magasins en accueillant notamment de nouveaux acteurs et de nouvelles initiatives.
Ces évolutions entrainent beaucoup de changements pour l’organisation, tels que de nouvelles surfaces commerciales, de nouveaux acteurs, de nouvelles offres, etc. Dès lors, Oxfam s’interroge sur les conditions nécessaires à la réussite de la construction d’un projet.
Construire un projet avec l’ensemble des acteurs
Un projet est quelque chose qu’un groupe a l’intention de réaliser avec les étapes et les moyens nécessaires à sa concrétisation. Construire un projet demande du temps et une organisation structurée.
Plusieurs méthodes existent. Ici nous proposons le cycle de projet en 5 étapes : REVER, DECIDER, ORGANISER, REALISER et EVALUER.
Pour une association à caractère démocratique reposant sur un mouvement de citoyens bénévoles, un projet réussi nécessite la participation de l’ensemble des acteurs et suppose que chacun ait eu la possibilité de s’exprimer et d’apporter ses compétences. Nous y identifions deux types d’acteurs parties prenantes : les bénévoles et les salarié.e.s.
Les bénévoles impliqués sont ceux et celles qui seront à la manœuvre tant pour la construction du projet que pour sa mise en œuvre et sa durabilité. Les bénévoles sont des personnes qui feront vivre le projet sur la durée. A Oxfam Magasins du monde, les bénévoles sont organisés en équipes avec, en leur sein, des personnes mandatées par le groupe pour prendre des responsabilités liées à leurs activités.
Les salarié.e.s appuient les bénévoles et garantissent que les orientations et décisions prises sont en ligne avec la stratégie de l’organisation. A Oxfam-Magasins du monde, des salarié.e.s issus de différents services (mobilisation, immobilier et commercial) interviennent pour assurer la cohérence et la viabilité (pas seulement économique) du réseau des magasins et des équipes en tenant compte des aspects financiers, ventes, immobilier et mouvement. Ce groupe de salarié.e.s sera chargé d’assurer la réalisation concrète du projet. Dans la construction d’un projet (et pour toutes autres activités), un.e coordinateur/trice a pour mission de faciliter les échanges entre l’équipe bénévole et les équipes de salarié.e.s et de veiller au processus participatif.
La participation de toutes et tous
L’ensemble des parties prenantes (salarié.e.s et bénévoles) du projet co-construisent le processus du cycle de projet. Si le nombre de bénévoles et/ou de salarié.e.s est trop important pour avoir un travail efficace, il semble légitime de constituer un groupe de coordination.
Tout au long du processus, des allers et retours entre les bénévoles et les salarié.e.s de l’association sont primordiaux afin d’avoir une vue transversale de l’avancement du projet. A Oxfam-Magasins du monde, Ils sont d’autant plus importants que les réunions liées au projet et les communications faites aux bénévoles sont préparées conjointement par le/la coordinateur.trice et les salarié.e.s des différents services. Dans ce contexte, le/la coordinateur.trice doit s’assurer d’être assez alimenté.e pour les messages à apporter à l’équipe. Pour ce faire, le positionnement et les messages de l’association se doivent d’être les plus clairs possibles.
Tout au long du processus, des réunions de coordination entre les salarié.e.s et les bénévoles facilitent le processus et la communication. Ces réunions permettent d’informer sur l’avancement du cycle, de proposer des solutions face aux difficultés rencontrées et de maintenir une communication entre ces acteurs.
Un cadre et un contexte propices à la construction de projet
Avant la première étape, plusieurs points d’attention permettent de préparer et d’appréhender le cycle de projet.
Tout d’abord, il importe d’analyser la situation. Cette analyse permet d’identifier une situation de départ : un contexte et un environnement. Chez Oxfam-Magasins du monde, nous pouvons identifier différentes situations de départ telles qu’une fin de bail proche, une urgence immobilière, une situation commerciale inquiétante, une opportunité de collaborations, etc.
Cette analyse est alors partagée avec les participant.e.s à la construction du projet. Ce partage peut occasionner des frustrations, des questionnements, des incompréhensions, etc. Une bonne préparation en amont est donc nécessaire. Cela signifie notamment un travail d’identification des différents profils des bénévoles afin d’anticiper les réactions et situations.
Afin de mener à bien le déroulement du cycle de projet, la situation de départ doit être approuvée par les participant.e.s afin de co-construire un projet collectif où chacun.e se sent impliqué.e. Le temps d’appropriation des bénévoles n’est pas à négliger.
Il est important de garder une trace écrite (compte-rendu de toutes les réunions liées au projet) de la situation de départ. En effet, en cas de difficultés lors du cycle de projet, revenir sur la situation de départ peut calmer les tensions, motiver, recentrer, etc.
Finalement, il est important de co-construire le cadre de travail dans lequel les bénévoles et les salarié.e.s souhaitent construire le projet. Pour co-construire le cadre, les différentes étapes du cycle (cf. plus bas) et l’agenda sont présentés par les salarié.e.s. De cette manière, tout le monde peut anticiper et exprimer des difficultés, des craintes, des besoins ou des motivations. Généralement, la bienveillance, la confiance, le respect ou encore le besoin de prendre le temps et de s’arrêter pendant le projet pour analyser[5] forment le cadre de travail.
Cycle de projet
Étape 1 : rêver
Cette étape est préparée par celles et ceux qui ont pour mission de veiller au bon fonctionnement du processus, c’est-à-dire les salarié.e.s. Chez Oxfam-Magasins du monde, nous pouvons identifier le/la coordinateur.trice ainsi que les salarié.e.s issus des différents services (immobilier, commercial et mouvement).
Pour une bonne appropriation par tous et toutes, la situation de départ est décrite aux participant.e.s. Ensuite, afin de faire émerger des rêves, les salarié.e.s posent une question. Par exemple, chez Oxfam-Magasins du monde, la question ainsi que le contexte pourraient être deux entités commerciales sur une même commune doivent quitter leur espace respectif. Le contexte financier impose de construire un projet commun. Question : Quel projet conviendrait à l’équipe ?
Une fois la situation de départ et la question partagées, les participant.e.s émettent des rêves. Une première réunion permet de recenser l’ensemble des rêves et de les structurer par familles en fonction des similitudes et d’éventuellement de regrouper certains rêves. Ensuite, la deuxième réunion a pour objectif de sélectionner collectivement une paire de rêves et de les préciser. Chez Oxfam-Magasins du monde, ce travail peut être fait en petit groupe de bénévoles et accompagné du ou de la coodinateur.trice et des salarié.e.s.
Cette première étape « REVER » est également le moment de clarifier le rôle de chacun, de préciser que le processus se veut collectif et que rien n’est imposé par l’organisation.
Les limites ou points d’attention
Cette étape a toute son importance car elle pose les bases du cycle de projet. La lecture et le partage de diverses expériences nous renseignent sur certains points d’attention.
- Il arrive que les idées émises par un.e participant.e soient directement critiquées ou ne soient pas partagées par le reste du groupe. Il est important de poser des règles à respecter rigoureusement comme « aucun jugement ou commentaire ne peut être porté sur les idées émises »
- Le fait de s’exprimer par la parole peut être un frein. D’autres techniques d’expression, telles que le dessin par exemple, peuvent être utilisées.
- L’imagination des participant.e.s peut être limitée par leur contexte habituel (ex : espace magasin pour les équipes de bénévoles Oxfam) ou par la peur du changement. Il est donc important d’ouvrir des perspectives. Quelques techniques :
- Utiliser des magazines. Les participant.e.s peuvent utiliser les images et/ou les textes – cette activité peut se faire individuellement ou en groupe.
- Noter sur des enveloppes un thème, la cause d’un problème, la cause d’une réussite, etc. Dans chaque enveloppe, chacun peut glisser une idée, ses pistes de réflexion, ses solutions, etc. Le dépouillement des enveloppes permettra de sélectionner et regrouper les idées.
- Cette étape est l’occasion d’ouvrir le champ des possibles et d’entrevoir des partenariats avec d’autres associations ou groupes de citoyens.
Ces points d’attentions et limites soulignent l’importance de travailler ensemble avec un cadre défini afin que chaque participant.e puisse y trouver sa place. La construction du cadre est également importante afin de sortir les participant.e.s de leurs habitudes et de les mettre pleinement dans le rêve.
Étape 2 : décider
Décider c’est se mettre d’accord tous ensemble sur ce qu’on va réaliser. Prendre une décision ensemble parait évident et facile mais cela peut être une étape ardue et longue.
Dans un premier temps, les rêves émis lors de la première étape sont triés et sélectionnés suivant des critères déterminés au préalable par l’ensemble des participant.e.s. Chez Oxfam-Magasins du monde, les critères pourraient être : Respect du contexte – Réponse à la question de départ – Prise en compte des enseignements et des évaluations des projets précédents (même des projets qui concernent d’autres équipes) – Cohérence avec les valeurs de l’organisation – Correspondance avec le positionnement de l’organisation – Réalisable financièrement – Réalisable dans les délais impartis.
Avant de passer au processus de décision, il est important d’expliquer les propositions faisant l’objet de la décision et de laisser la place aux questions de clarification des participant.e.s. Chez Oxfam-Magasins du monde, cette précision doit être faite par les salarié.e.s afin de répondre aux éventuelles questions liées à l’aspect mouvement, commercial et immobilier.
Décider n’est pas simple. Préciser les modalités de la prise de décision est essentiel au bon déroulement du processus. Il existe plusieurs techniques pour prendre une décision, notamment des méthodes d’intelligence collective telles que la gestion par consentement. Dans tous les cas, le projet doit être sélectionné collectivement. A Oxfam-Magasins du monde, l’organisation de cette étape est assurée par le ou la coordinateur.trice.
Limites ou points d’attention
- Cette étape peut éveiller des frustrations chez certaines personnes si la décision finale ne reprend pas leurs idées.
- Le positionnement de l’organisation doit être clairement présenté aux participant.e.s au tout début de cette deuxième étape – cf. critères de sélection. Celui-ci peut être différent de celui de certain.e.s participant.e.s. Ce positionnement peut être très mal perçu par les bénévoles.
- Prendre une décision ne veut pas dire qu’on met de côté les idées non retenues. La décision finale peut se construire autour d’un compromis en adaptant et en mixant les idées.
- Tout n’est pas toujours conciliable et des frustrations peuvent persister.
- L’ensemble du groupe participe au processus de décision.
- Décider c’est adhérer au projet. Ce n’est aucunement « laisser faire » un projet.
- Il faut pouvoir prendre le temps de débattre des propositions afin de faire le tour des divers enjeux et défis liés à celles-ci.
Cette étape nécessite de la rigueur, de la technique d’animation et de la patience. En effet, mettre d’accord un grand groupe (une vingtaine de personnes par exemple) peut être compliqué. Déléguer cette tâche à un professionnel extérieur ou prévoir une formation pour la personne en charge de cette étape peut s’avérer nécessaire. De plus, cette étape a pour objectif de prendre la décision quant au projet collectif. Dès lors, il est important que chacun.e puisse y participer. Dès lors, il est essentiel d’accorder une attention particulière à un cadre propice à la participation de toutes et tous et de mettre en place une technique de prise de parole.
Étape 3 : organiser
Organiser, c’est dresser la liste de tout ce qu’il y a à faire pour mener à bien la concrétisation de l’idée retenue. Organiser permet d’établir un calendrier, un partage de tâches.
S’organiser c’est avoir une vue claire de ce qu’il faut entreprendre mais c’est surtout se répartir le travail et les responsabilités. Selon leurs compétences et leurs motivations, chacun.e des participant.e.s prend un rôle dans cette étape. Plus chacun.e sera investi.e dans l’organisation du projet, plus le bon déroulement du projet et sa pérennité seront assurés.
A Oxfam-Magasins du monde, le rôle des salarié.e.s, particulièrement sollicité.e.s pour cette étape, est de s’assurer que les taches soient listées et les échéances cohérentes avec les réalités (contrat de bail, entrepreneurs, congés, évènement de l’équipe, etc.) et le budget annoncé. Le ou la coordinateur.trice veille à ce que chacun.e y trouve sa place, et se tient à l’écoute de l’équipe de bénévoles. Le calendrier des tâches est communiqué aux diverses parties prenantes (bénévoles et salarié.e.s, voire les clients).
Les limites / points d’attention
- Organiser le projet c’est AVANT-PENDANT-APRES.
- Des participant.e.s n’étaient pas présent.e.s lors de la prise de décision. Il est nécessaire de veiller à ce que l’information arrive chez tout le monde (en temps voulu). Un contact téléphonique pour expliquer la situation est plus efficace qu’un compte-rendu envoyé par mail et permet de répondre aux questions et/ou craintes éventuelles.
- Le projet peut comporter toute une série d’éléments qui une fois assemblés forment un projet ambitieux. L’organisation du projet doit se donner les moyens d’atteindre le projet prévu à l’aide d’un agenda avec une priorisation des tâches et actions. Par exemple, il est envisageable de remettre à 6 mois un élément du projet qui n’est pas prioritaire et qui, dès lors, permettra de diminuer les énergies et les tensions.
Les expériences montrent le danger du « le tout en urgence », il est important d’en prendre conscience et de s’armer d’énergie et de patience afin de construire un agenda et des responsabilités cohérentes avec le projet. De plus, cette étape est forcément déterminante pour la suivante et doit donc répondre à ses objectifs.
Étape 4 : réaliser
Réaliser c’est réunir tous les éléments nécessaires pour que le projet puisse vivre. Optimiser l’étape organisation permet d’aborder la réalisation en toute sérénité. Toutefois, certains ajustements peuvent être nécessaires.
L’ensemble des participant.e.s ne doivent pas être impliqué dans tous les aspects de la réalisation du projet. Ils et elles peuvent être informé.e.s voire présent.e.s pour les grandes étapes de la réalisation en fonction de leur motivation et de leurs compétences. Comme expliqué plus haut, leur implication participera au bon déroulement et la pérennité du projet.
A Oxfam-Magasins du monde, le rôle des salarié.e.s est de s’assurer que le planning soit respecté et de le réajuster au besoin. Des ressources extérieures – en contact avec les salarié.e.s – telles que des entrepeneurs.euses sont souvent nécessaires pour réaliser et suivre le projet. Le rôle du ou de la coordinateur.trice est de soutenir et d’être à l’écoute de l’équipe de bénévoles.
Étape 5 : évaluer
Evaluer c’est marquer ce qui a été réussi et acquis, ce qui n’a pas fonctionné et le pourquoi. Il est essentiel de permettre une bonne expression au sein du groupe et d’assurer la place de chacun.e lors de cette étape.
De plus, tirer des enseignements de ce qui a été construit, réalisé et vécu ensemble est nécessaire afin de capitaliser ces expériences au sein de l’équipe et de l’organisation pour qu’elles servent aux projets futurs.
Conclusion
L’analyse proposée ci-dessus a mis en exergue les différentes étapes, avec leurs limites et leurs points d’attention, lorsqu’il s’agit de construire un projet collectivement autour d’un but commun. Le cas pris en exemple est celui d’Oxfam-Magasins du monde. Toutefois l’analyse proposée est tout à fait adaptable à d’autres organisations ou initiatives.
Réussir la construction d’un projet collectif est difficile et nécessite de la structurer par étape. Les étapes REVER – DECIDER – ORGANISER – REALISER et EVALUER nécessitent chacune une préparation, un temps, une participation et une communication précise en fonction du profil et du vécu des acteurs du projet. Les expériences et cette analyse nous enseignent que les facteurs temps et participation sont essentiels.
En effet, la participation de tous et toutes à chaque étape du cycle est primordiale. Tout d’abord, l’implication des acteurs – avec des degrés différents selon la motivation, le temps et les compétences – donne du sens et de la valeur au projet, entretient les liens entre toutes les parties prenantes et construit l’histoire commune du projet. De plus, la participation de toutes et tous génère un cycle de projet efficace. Car l’appropriation par les participant.e.s leur permettra de se mettre en action et de se responsabiliser plus facilement face au projet. Et finalement, adhérer à toutes les étapes du cycle de projet est essentiel. Ne pas adhérer aux étapes rêver – décider – organiser – réaliser génère un sentiment d’obligation ainsi qu’une perte d’énergie et de motivation. De même, ne pas adhérer à l’étape évaluer signifie qu’il n’y a pas d’amélioration collective possible.
Il parait donc évident que la participation de toutes et tous à chaque étape du cycle est fondamentale pour la pérennité et le bon déroulement du projet sur le long terme.
Sophie Duponcheel
